相手を主体として書く

文章を書くという行為は、自己を表現する方法のひとつです。

そのため、自己中心的な文言になりやすい傾向があります。

主観や感情を強く押し出してしまうと、身勝手な印象を与えてしまうかもしれません。

原文
これは急ぎの案件ですので、至急ご提出ください。

このようなメールが届いたら、どのように感じるでしょうか。

おそらくは、先方の都合を高圧的に押し付けられたような気分になるはずです。

たとえ本当に急ぎの案件であっても、やる気を促すような書き方ではないですよね。

原因は、自分を主体にして書いているところにあります。

このような書き方では、相手の都合は一切考慮していないことは明白です。

主体とすべきなのは自分でなく、相手なのです。

少し書き方を変えてみましょう。

改善文

この案件につきましては、期限が○月○日となっております。

お忙しいところ大変恐縮ですが、○月△日までご提出いただければ幸いです。

原文と比較しながら読み取ってみましょう。

伝えるべき内容としては、次の点をみれば同じであることがわかります。

● 期限が迫っている

● 早めの提出を促している

改善文では、具体的な日にちを明示することはもちろん、相手を気遣う文言まで追加されています。

読み手にとって、やるべき作業に変わりはありません。

しかし、その作業にあたるモチベーションは、良い方向に向かうはずです。

相手を主体にして書いた文章であるからこそ、このような効果を得られるのです。

冒頭に書いたことの繰り返しになりますが、書くという行為は自己を表現する方法のひとつです。

しかし一方で、コミュニケーションの手段でもあります。

自己を表現したい気持ちが前面に出てしまい、不躾な書き方をしたり、相手のことを置き去りにしてはいけません。

独りよがりな文章にならないように、常に読み手のことを考えながら書くようにしましょう。

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