【ビジネスメール】相手の気持ちを考える
文章を書くという行為は、自己を表現する方法のひとつです。
そのため、自己中心的な文言になりやすい傾向があります。
主観や感情を強く押し出してしまうと、身勝手な印象を与えてしまう可能性があります。
とくにビジネスメールでは、このことに注意しなければならないのです。
このようなメールが届いたら、どのように感じるでしょうか。
勝手な都合を高圧的に押し付けられ、とても嫌な気持ちになるはずです。
たとえ本当に急ぎの案件であったとしても、やる気を促すような書き方ではないですよね。
メールはコミュニケーションの一環です。
とくにビジネスシーンでは、ささいな文言によって、これまで築き上げた信頼が崩れてしまう恐れがあります。
中心に据えるべきは、そのメールを読むであろう相手なのです。
相手の気持ちや都合を考慮しながら、書き方を変えてみましょう。
この案件につきましては、期限が○月○日となっております。
お忙しいところ大変恐縮ですが、○月△日までにご提出いただければ幸いです。
原文と比較しながら内容を読みとってみましょう。
伝えるべき事項としては、次の2点です。
● 期限が迫っている
● 早めの提出を促している
改善文では、具体的な日にちを明示することはもちろん、相手を気遣う文言まで追加されています。
同じ内容でも、書き方によってこれほど印象は変わるのです。
もちろん、書き方をていねいにしたところで、読み手のやるべき作業が変わることはありません。
しかし気持ちを汲んだ書き方をすれば、その作業にあたるモチベーションは良い方向に向かうはずです。
良好なコミュニケーションが実現できれば、ビジネスにも良い影響をもたらすでしょう。
相手のことを考えながら書いた文章であるからこそ、このような効果を得られるのです。
自己を表現したい気持ちが前面に出てしまい、不躾な書き方をしたり、相手のことを置き去りにしてはいけません。
独りよがりな文章にならないように、常に読み手の気持ちを考えながらメールを作成しましょう。
■ 参考