【ビジネスメール】相手の気持ちを考える

文章を書くという行為は、自己を表現する方法のひとつです。

そのため、自己中心的な文言になりやすい傾向があります。

主観や感情を強く押し出してしまうと、身勝手な印象を与えてしまう可能性があります。

とくにビジネスメールでは、このことに注意しなければならないのです。

原文
これは急ぎの案件ですので、至急ご提出ください。

このようなメールが届いたら、どのように感じるでしょうか。

勝手な都合を高圧的に押し付けられ、とても嫌な気持ちになるはずです。

たとえ本当に急ぎの案件であったとしても、やる気を促すような書き方ではないですよね。

メールはコミュニケーションの一環です。

とくにビジネスシーンでは、ささいな文言によって、これまで築き上げた信頼が崩れてしまう恐れがあります。

中心に据えるべきは、そのメールを読むであろう相手なのです。

相手の気持ちや都合を考慮しながら、書き方を変えてみましょう。

改善文

この案件につきましては、期限が○月○日となっております。

お忙しいところ大変恐縮ですが、○月△日までご提出いただければ幸いです。

原文と比較しながら内容を読みとってみましょう。

伝えるべき事項としては、次の2点です。

● 期限が迫っている

● 早めの提出を促している

改善文では、具体的な日にちを明示することはもちろん、相手を気遣う文言まで追加されています。

同じ内容でも、書き方によってこれほど印象は変わるのです。

もちろん、書き方をていねいにしたところで、読み手のやるべき作業が変わることはありません。

しかし気持ちを汲んだ書き方をすれば、その作業にあたるモチベーションは良い方向に向かうはずです。

良好なコミュニケーションが実現できれば、ビジネスにも良い影響をもたらすでしょう。

相手のことを考えながら書いた文章であるからこそ、このような効果を得られるのです。

自己を表現したい気持ちが前面に出てしまい、不躾な書き方をしたり、相手のことを置き去りにしてはいけません。

独りよがりな文章にならないように、常に読み手の気持ちを考えながらメールを作成しましょう。

■ 参考

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