【ビジネスメール】メールの意味を考える

数ある伝達手段のなかで、なぜメールを選ぶのでしょうか。

メールは、むやみに作成するものではなく、きちんとした意味をもたせながら伝えるべきものです。

これについて具体的に考えていきましょう。

ビジネスシーンでは、「メールでしか伝えられない内容」や「メールだからこそ効果的に伝えられる内容」を扱うことがあります。

以降で、例をいくつか挙げます。

● 時間に余裕のある内容

至急の案件であれば、メールは使わないほうが賢明です。

相手がそのメールを読むまでの時間が不確かであるため、直接会ったり、電話を使ったりと、すぐに伝わるかたちで知らせるべきです。

逆に、時間に余裕のある内容を伝えるのであれば、相手にかかるコストを気遣うべきです。

相手の手間や貴重な就業時間を浪費させないためにも、急ぎでなければメールで伝えておくことがベターな選択です。

● 文面で提示するべき内容

わかりやすい例は、打ち合わせの日程を知らせるときです。

文面にしたものを相手に確認してもらえば、こちらがわざわざ電話をかけずに済みますし、相手にメモを取らせることもありません。

さらには、作成したメールを相手に送信すれば、内容や送信日時を「証拠」として残しておくことができます。

重要度が高い内容を扱う場合、文面で提示することをとくに意識しなければなりません。

● ファイルを添付する内容

特定の文書を確認するときは、メールにファイルを添付してやりとりする場合が多いです。

プレゼン資料の確認や、指定フォーマットの受け渡しなどはもちろん、徐々に電子押印も普及してきましたね。

この場合、内容よりもデータが重要になります。

メールの性質上、添付ファイルがなければ成り立たないため、忘れないように気をつけましょう。

ここまでご紹介したのは、ほんの数例です。

さまざまな状況が起こりうるビジネスシーンにおいては、予想外のパターンに直面することもあります。

そのときに前提となるのが、たくさんの伝達手段があるということです。

電話をしたり、口頭で話したりなど、選択肢のひとつとしてメールがあるということを忘れてはいけません。

だからこそ、メールを作成する意味を考えることが重要なのです。

伝えるべき内容から、その手段を見極めることで、あらゆる状況に対応することが可能になります。

「メール送信後、相手に確認の電話をかける」といったあわせ技も、このような発想からきていますね。

それぞれの効果を最大限に発揮するためにも、作成するメールの意味を考えながら有効に活用していきましょう。

■ 参考

シェアする

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

フォローする