【ビジネスメール】署名について考える

今回は、ビジネスメールの署名についてご紹介します。

既存の会社であれば、ひな形が作られている場合がほとんどです。

その場合、会社が用意した署名にそって作成するのが原則であり、無難な選択です。

ただし、一口に署名といってもさまざまなパターンがあります。

これについて考えていきましょう。

まずは「標準的な署名」の例を挙げてみます。

例文

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文章太郎(ぶんしょう たろう)

株式会社文章の鬼 営業部

〒XXX-XXXX 東京都新宿区東新宿XX–X

電話(XX)XX-XXXX FAX(XX)XX-XXXX

携帯(社用)XXX-XX-XXXX

ホームページ http//:www.bunoni.co.jp

メール eigyoutarou@bunoni.co.jp

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ざっくりとまとめるなら、「氏名+会社名+連絡先」ですね。

会社によって記載の順序が前後することはあるかもしれませんが、署名にはおおよそこれらの情報が必要になります。

住所や電話番号、ホームページのURLやメールアドレスは、相手にとっての資料になります。

これらが記載されていることで、書類の郵送や電話の連絡する際に相手はわざわざ名刺を取り出さずに済みますね。

つまり、署名の大きな意義のひとつは、相手のためになることです。

もちろん、長々と記載するべきでない署名もあります。

社内メールであれば、不要な情報を省いたほうが相手のためになるでしょう。

その場合、「簡略化した署名」を使います。

例文

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文章太郎(ぶんしょう たろう)

営業部 内線 XXXX

メール eigyoutarou@bunoni.co.jp

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署名のひな形を考えなしに引用するのではなく、相手に応じて使い分けることが大切ですね。

なかには、「変則的な署名」もあります。

標準的な署名を発展させて、このように記載する場合もあります。

例文2

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文章太郎(ぶんしょう たろう)

株式会社文章の鬼 営業部

〒XXX-XXXX 東京都新宿区東新宿XX–X

電話(XX)XX-XXXX FAX(XX)XX-XXXX

携帯(社用)XXX-XX-XXXX

ホームページ http//:www.bunoni.co.jp

メール eigyoutarou@bunoni.co.jp

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署名を、自己アピールの機会として活用したパターンです。

見た目が華やかになりますし、自分の人となりを表現することもできる工夫のひとつです。

このような変則的な署名が許される社風であって、メールを送る相手に不快感を与えないものであれば、有効に使えるでしょう。

一口に「署名」といっても、そこには多様性があります。

既存の署名について理解を深めることで、コミュニケーションの質が向上していきます。

これから起業や独立を考えている場合、とくに参考になるはずです。

「相手のため」を考えた署名を作成しましょう。

■ 参考

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