【ビジネスメール】本文の構成を考える
今回は、ビジネスメールにおける本文の構成について考えましょう。
着目すべきは全体の構成ではなく、「本文」というパートをどのように書いていくかです。
つまり今回の内容は、ダイレクトな文章術が問われる部分でもあります。
例を見てみましょう。
～ 本文 ～
お誘いいただきありがとうございます。
当日は全社合同レクリエーションがあり、私は司会進行を担当することになっており、すべてのプログラムが終了するまで参加しなければならない状況です。
都合がつかないため、残念ながら今回は参加することはできません。
大変申し訳ございません。
ぜひ、またの機会にご一緒できればと思います。
順を追って書くのはていねいな説明のように思えますが、ビジネスメールではあまり好まれません。
なぜなら、結論が遠いからです。
ビジネスメールの本文を構成するときは、結論を前にもってくるべきです。
このように書きかえてみましょう。
～ 本文 ～
お誘いいただきありがとうございます。
しかし残念ながら今回は参加することはできません。（結論）
当日は全社合同レクリエーションがあり、都合をつけられないためです。（理由）
私は司会進行を担当することになっており、すべてのプログラムが終了するまで参加しなければならない状況です。（詳細）
大変申し訳ございません。
ぜひ、またの機会にご一緒できればと思います。
「結論 ⇒ 理由 ⇒ 詳細」という構成で書きなおしました。
原則、ビジネスメールを作成するときは、この構成を意識しましょう。
例文のように「なにかを断る」性質をもったメールは、前置きで理由を書いておきたくなります。
その場合でも、理由や詳細は後ろに付け加えたほうが良いのです。
なぜなら、相手はそれを知るためにメールを送っているわけではないからです。
ポイントとしては、相手が知りたい内容を意識することです。
相手が知りたいのは、長ったらしい前置きや苦しい言い訳ではありませんね。
「可否」「是非」「有無」など、結果を知ることが重要なのであって、相手はそれを知るためにメールを送っているのです。
そのため、相手が知りたい内容を「結論」としていちばん前にもってくるほうが親切なのです。
「結論」を先に提示するこの書き方は、多くの実用文に活用できる構成ですね。
■ 結論先行型
ときには、相手を刺激しないよう段階を踏んで説明したり、自分を守るために前置きを用いたりといった配慮が必要な場合もあるでしょう。
しかし、ビジネスメールの在り方として考えれば、そこに注力するべきではありません。
コミュニケーションの本質を捉えたビジネスメールを作成しましょう。
■ 参考
