【ビジネスメール】作成したメールを確認する
今回は、作成したメールを確認する方法を考えます。
作成者は、メールに不備や間違いがないようしっかり見直さなければなりませんね。
正確なメールを作成するための方法を、具体的に考えていきましょう。
もっとも効果的でかんたんな方法は、メールを送信する前に「下書き保存」することです。
メールを作成している時点で、作成者は “書き手の目線” でしか作業していません。
一旦下書き保存することによって、読み手の目線でメールを見直すことができるようになります。
客観的にメールを添削できるため、単純な間違いはもちろん、わかりにくい箇所を判別しやすくなります。
ただしこの方法には、下書き保存のまま放置してしまう危険性も潜んでいます。
「完ぺきな状態で送信した」と思いきや、「下書きの更新ボタンをクリックしただけだった」となれば目も当てられません。
さらには、メールを送信するたびにこの作業をはさむとなれば、無理が生じることもあるでしょう。
業務が多忙であれば、ゆっくりと時間をかけられない状況は十分に考えられます。
したがってこの記事では、より堅実な方法をおすすめします。
その方法とは、チェックリストを作ることです。
チェックリストの例
□ 誤字や脱字はないか
□ 相手の名前や送り先のアドレスに間違いはないか
□ 本文は要点を絞って書いているか
□ 書き忘れたことはないか
□ 添付ファイルや署名を忘れてはいないか
重要なのは、チェックリストを用いて確認するのではなく、チェックリストを作ることです。
既存のものに当てはめたとしても、内容が芯を食っていなかったり、余計な項目があったりと、実態との差異が生じてしまうのは当然です。
自分が忘れそうな項目であったり、重きをおきたい項目を、業務の状況と絡めながら考えてみましょう。
場合によっては、一度ミスした経験のあることを項目に加えても良いですね。
作成したチェックリストに照らし合わせながらメールを確認すれば、ほとんどの不備や間違いを防ぐことができます。
この方法の良いところは、日が経てば自然と頭のなかにインプットされてくることす。
チェックリストを暗記するようなかたちで、正確なメールを素早く作成することができるようになり、業務の効率は上がるでしょう。
もちろん、下書き保存の方法と併用してもかまいません。
その場合は「□ 間違いなく送信した」という項目を作れば、下書きで保存されたまま状態を防ぐことができます。
自分なりのチェックリストを作成して、正確なメールを送信しましょう。
■ 参考
