【ビジネスメール】原則は低姿勢
今回は、ビジネスメールを作成するときの心がまえについてご紹介します。
作成者は、低姿勢であることが原則です。
どのようなやりとりであっても、相手のことを考えながら謙虚にメールを作成していきましょう。
もっともわかりやすい例は、こちらが何かを依頼する場合です。
例
プレゼンに必要な資料ですから、6月7日までにご提出ください。
こちらの都合を一方的におしつける書き方では、カドが立ってしまいます。
相手と顔を合わせた状態で遠慮気味に伝えるならまだしも、メールの文面だけでは不躾な印象が強く浮きでてしまいます。
もっとていねいなメールを作成しましょう。
例
プレゼンに必要となる資料のため、6月7日までにご送付いただけないでしょうか？
週末にさしかかってしまい大変恐縮ではありますが、ご理解とご協力をお願い申し上げます。
相手からすればやるべきことは変わりませんが、文面から伝わる印象はまるで違いますね。
依頼するときのポイントは、「相談」や「協力」を意識することです。
こちらが何かを依頼するのですから、相手のことを考慮するのは当たり前です。
必要最低限の内容を書くだけでは不十分であって、相手の立場を考えたメールを作成することが大切ですね。
逆に、相手から何かを依頼される場合もあります。
快諾できるのであれば問題ありませんが、なかにはどうしても断らなければならないことも十分に考えられますね。
その場合の断り方についても考えてみましょう。
例
メリットがないので無理です。
ビジネスメールでの表現として、これは不適切です。
相手が無理なお願いをしてきたという前提があって、こちらが不利益を被ってしまう内容だった場合にも、受けて立つのは禁物です。
ビジネスパーソンらしく、大人の対応をしましょう。
例
双方で利益を共有することが難しいと考えられるため、誠に残念ですがご希望に沿うことはできません。
低姿勢であることが良しとされるビジネスメールであっても、無理なお願いはしっかり断るべきです。
ただし、断り方にも礼儀があることを忘れてはいけません。
ビジネスパーソンとしての意識をもちながら返信しましょう。
最後は、少しだけ傾向の違うパターンについて考えてみます。
次に挙げる例の文言をご覧ください。
例
● 資料送付の件、OKです。
● 確認してもらえますか？
● A案よりB案がいいと思いますけど？
● ざっくりとした数字でかまいません。
● なるはやのご回答をお願いします。
ほかの文章に比べて、メールは話し言葉が流入しやすい性質をもっています。
友達同士では許される表現であっても、ビジネスメールでは通用しません。
ビジネスシーンにおいて、上記のような言葉は使わないようにしましょう。
例
● 資料送付の件、承知いたしました。
● 確認していただけますか？
● B案で問題ありません。
● おおまかな数字でかまいません。
● XX日までにご回答をお願いします。
相手との関係性によっては、カジュアルな表現が許される場合もあるでしょう。
しかし、くだけた言葉で信頼関係が崩れることはあっても、ビジネスに適した言葉を使って信頼関係が崩れることはありません。
人としてフランクに接することと、ビジネスパーソンとして信用されることは別です。
「親しき仲にも礼儀あり」をわきまえた上で、ていねいな言葉を使いましょう。
今回ご紹介した内容は、低姿勢を意識していれば防ぐことができるものばかりです。
冒頭にあったとおり、相手のことを考えながら謙虚にメールを作成すれば、不適切な言葉を使うことのない円滑なコミュニケーションがとれるはずです。
ビジネスメールを作成するときは、低姿勢でいることを心がけましょう。
■ 参考
