件名をわかりやすく書く

ビジネスメールを作成するときに、もっとも工夫を凝らしたい箇所は「件名」です。

件名は、相手がメールの内容を一目見て把握できるように作成しなければなりません。

つまり、わかりやすく書くことが正義です。

わかりやすく書くためには、いくつかのポイントがあります。

例をみながら考えていきましょう。

原文

● 会議について

この件名では、いつどこで行われる会議なのか、何についてのメールなのかが不明瞭です。

与えられた文字数が限られているため、なるべくコンパクトにまとめる意識が働くのでしょう。

たしかに、わかりやすい件名にするには、簡潔に書くことが条件のひとつになります。

しかし、「件名のわかりやすさ」は、シンプルに書くだけでは実現できません。

本当にわかりやすく書くには、もう少し具体的な内容を把握できるようにする必要があります。

いくつかの例を挙げてみましょう。

改善文

● 営業戦略会議についてのご相談

● プレゼン資料確認のお願い

● 販売促進会議(4月23日)議事録のご送付

ビジネスシーンでは、さまざまな状況が起こります。

わかりやすい件名を書くには、状況に応じて「どこまで認識を共有できるか」を見極めることが重要です。

「営業戦略会議」や「プレゼン資料」と聞いて、相手が具体的に何を指しているかを共有できれば、件名に詳細は書かなくても良いでしょう。

それに対して「販売促進会議」がいつ行われた会議かを共有できそうにない場合には、会議の日付けを示すなどの工夫が必要です。

お互いが認識できる限界を見据えながら、相手にわかるように書きましょう。

さらなる工夫として、このように作成するのもひとつの手です。

例文

● 【重要】PR原稿校正のお願い

● 【至急】異業種交流会 開催日程の変更

● 【お知らせ】スタートアップセミナーの開催

隅付き括弧(【】、すみつきかっこ)を使って、メールの概略や相手に求める事項を示すことでよりわかりやすい件名になります。

作成者からすれば、件名の文章作成に影響を与えずに、限られたスペースのなかで伝えられる情報量が増えることになります。

相手にとってわかりやすいだけでなく、作成者にとっても便利に活用できるテクニックです。

ビジネスメールの作成は、事務的な作業になってしまいがちです。

そのなかでも件名は、作成者のアイディアが求められる箇所でもあります。

最後に、もう一度まとめます。

わかりやすい件名を書くときには以下のことに気をつけましょう。

⇒ 簡潔に書くこと

⇒ 具体的な内容が把握できるようにすること

⇒ 「どこまで認識を共有できるか」を見極めること

ここにさらなる工夫を凝らすことで、より内容を把握できる件名になっていきます。

ぜひ、参考にしましょう。

■ 参考

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