【ビジネスメール】伝えたい内容は一文で書く

わかりやすい文章に見られるもっとも大きな特徴は、一文一意の原則が守られていることです。

メールの本文を考えるとき、この原則が大いに役立ちます。

むしろメールの本文だからこそ、一文一意で書くべきです。

原文

先日送っていただいたプレゼンのデータを確認したところ、2つ目のファイルの表題に誤りと思われる箇所が見つかったため、ご多忙のところ恐縮ではございますが、ご確認の上、至急ご連絡いただければ幸いです。

やけに読みづらく、わかりづらい文章ですね。

読み終えるまでに時間がかかるようなメールは、目を通す前からげんなりしてしまいます。

相手が多忙なビジネスパーソンであった場合、例文のような書き方では読み流される可能性もあるでしょう。

メールの本文は、なるべく簡潔にまとめるべきです。

だからこそ、一文一意の原則に従って書くべきなのです。

改善文

先日送っていただいたプレゼンのデータを確認いたしました。

2つ目のファイルの表題に、誤りと思われる箇所が見つかりました。

ご多忙のところ恐縮ではございますが、ご確認の上、至急ご連絡いただければ幸いです。

まったく同じ内容でも、文章は見違えるようにわかりやすくなりました。

このように、書き手が伝えたい内容は一文で書くことがポイントなのです。

とくに、例文の内容に「至急」が入っていることから、それなりの緊急性をもったメールだということがわかります。

重要度が高い内容だからこそ、無駄な要素をなるべく排除して伝えなければなりません。

長ったらしい文章を読ませることで、相手を惑わせてはならないのです。

最低限のマナーとなるあいさつだったり、導入のための前置きだったりは必要になるでしょう。

ただし、もっとも大事なのは「本文の内容」であって、相手もそのことをわかっています。

今回ご紹介した「一文で書く」というテクニックは、伝えるべきその本文をわかりやすくするためにあります。

このテクニックを駆使して、わかりやすいメールを送りましょう。

■ 参考

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