【ビジネスメール】伝えたい内容は一文で書く
わかりやすい文章に見られるもっとも大きな特徴は、一文一意の原則が守られていることです。
メールの本文を考えるとき、この原則が大いに役立ちます。
むしろメールの本文だからこそ、一文一意で書くべきです。
先日送っていただいたプレゼンのデータを確認したところ、2つ目のファイルの表題に誤りと思われる箇所が見つかったため、ご多忙のところ恐縮ではございますが、ご確認の上、至急ご連絡いただければ幸いです。
やけに読みづらく、わかりづらい文章ですね。
読み終えるまでに時間がかかるようなメールは、目を通す前からげんなりしてしまいます。
相手が多忙なビジネスパーソンであった場合、例文のような書き方では読み流される可能性もあるでしょう。
メールの本文は、なるべく簡潔にまとめるべきです。
だからこそ、一文一意の原則に従って書くべきなのです。
先日送っていただいたプレゼンのデータを確認いたしました。
2つ目のファイルの表題に、誤りと思われる箇所が見つかりました。
ご多忙のところ恐縮ではございますが、ご確認の上、至急ご連絡いただければ幸いです。
まったく同じ内容でも、文章は見違えるようにわかりやすくなりました。
このように、書き手が伝えたい内容は一文で書くことがポイントなのです。
とくに、例文の内容に「至急」が入っていることから、それなりの緊急性をもったメールだということがわかります。
重要度が高い内容だからこそ、無駄な要素をなるべく排除して伝えなければなりません。
長ったらしい文章を読ませることで、相手を惑わせてはならないのです。
最低限のマナーとなるあいさつだったり、導入のための前置きだったりは必要になるでしょう。
ただし、もっとも大事なのは「本文の内容」であって、相手もそのことをわかっています。
今回ご紹介した「一文で書く」というテクニックは、伝えるべきその本文をわかりやすくするためにあります。
このテクニックを駆使して、わかりやすいメールを送りましょう。
■ 参考