【ビジネスメール】引用を残しておく

今回は、ビジネスメールにおける引用について考えます。

かんたんにいえば、返信するときに相手のメッセージをそのまま残しておくことですね。

効率良く業務を進めるためには、この引用がポイントになります。

相手に返信するときは、全文引用することを原則としましょう。

例文

お世話になっております。

画像ファイルを確認いたしました。

どちらも素晴らしい出来栄えですが、強いていえばB案が好みです。

可能であれば、B案で進めていただきたいです。

何卒、よろしくお願いいたします。

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文章太郎(ぶんしょう たろう)

株式会社文章の鬼 営業部

〒XXX-XXXX 東京都新宿区東新宿XX–X

電話(XX)XX-XXXX FAX(XX)XX-XXXX

携帯(社用)XXX-XX-XXXX

ホームページ http//:www.bunoni.co.jp

メール eigyoutarou@bunoni.co.jp

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————- Message ————-

From **********

To   **********

表紙の見本が2種類できあがりました。

画像ファイルを添付いたします。

A案とB案、どちらがよろしいでしょうか?

全文を引用することで、やりとりを記録しておくことができます。

お互いに協力して何かを作りあげたり、スケジュールが細かい案件などは、メールを確認するだけで把握することができるのです。

したがって、引用文の内容は変更せずにそのまま書くべきです。

相手に誤字脱字があったとしても、やりとりに支障がない程度のものであれば、指摘せずに見過ごしてもかまいません。

例文にあったように相手から確認事項が提示された場合は、次のように引用しても良いでしょう。

部分引用するパターンです。

例文2

お世話になっております。

画像ファイルを確認いたしました。

A案とB案、どちらがよろしいでしょうか?

どちらも素晴らしい出来栄えですが、強いていえばB案が好みです。

可能であれば、B案で進めていただきたいです。

何卒、よろしくお願いいたします。

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文章太郎(ぶんしょう たろう)

株式会社文章の鬼 営業部

〒XXX-XXXX 東京都新宿区東新宿XX–X

電話(XX)XX-XXXX FAX(XX)XX-XXXX

携帯(社用)XXX-XX-XXXX

ホームページ http//:www.bunoni.co.jp

メール eigyoutarou@bunoni.co.jp

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————- Message ————-

From **********

To   **********

表紙の見本が2種類できあがりました。

画像ファイルを添付いたします。

A案とB案、どちらがよろしいでしょうか?

本文中に相手のメッセージの一部を引用することで、よりわかりやすくなります。

複数の確認事項があった場合などは、記載漏れを防ぐことができますね。

ぜひ、活用しましょう。

話題や案件が変われば、引用文はリセットします。

自分から相手に投げかける場合は、新規でメールを作成して区切りをつけるのです。

そうすることで、話題に即した引用がまた新たに連なっていくでしょう。

ビジネスメールは連絡手段のひとつであって、送受信することが目的ではありません。

業務を遂行するために必要なやりとりだからこそ、効率良く進めなければならないのです。

そのためにも、引用を有効活用することが重要なのです。

効率良く、わかりやすいメールを作成しましょう。

■ 参考

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