【ビジネスメール】引用を残しておく
今回は、ビジネスメールにおける引用について考えます。
かんたんにいえば、返信するときに相手のメッセージをそのまま残しておくことですね。
効率良く業務を進めるためには、この引用がポイントになります。
相手に返信するときは、全文引用することを原則としましょう。
お世話になっております。
画像ファイルを確認いたしました。
どちらも素晴らしい出来栄えですが、強いていえばB案が好みです。
可能であれば、B案で進めていただきたいです。
何卒、よろしくお願いいたします。
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文章太郎（ぶんしょう たろう）
株式会社文章の鬼 営業部
〒XXX-XXXX 東京都新宿区東新宿XX–X
電話（XX）XX-XXXX FAX（XX）XX-XXXX
携帯（社用）XXX-XX-XXXX
ホームページ http//:www.bunoni.co.jp
メール eigyoutarou＠bunoni.co.jp
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————- Message ————-
From **********
To **********
表紙の見本が2種類できあがりました。
画像ファイルを添付いたします。
A案とB案、どちらがよろしいでしょうか？
全文を引用することで、やりとりを記録しておくことができます。
お互いに協力して何かを作りあげたり、スケジュールが細かい案件などは、メールを確認するだけで把握することができるのです。
したがって、引用文の内容は変更せずにそのまま書くべきです。
相手に誤字脱字があったとしても、やりとりに支障がない程度のものであれば、指摘せずに見過ごしてもかまいません。
例文にあったように相手から確認事項が提示された場合は、次のように引用しても良いでしょう。
部分引用するパターンです。
お世話になっております。
画像ファイルを確認いたしました。
＞A案とB案、どちらがよろしいでしょうか？
どちらも素晴らしい出来栄えですが、強いていえばB案が好みです。
可能であれば、B案で進めていただきたいです。
何卒、よろしくお願いいたします。
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〒XXX-XXXX 東京都新宿区東新宿XX–X
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メール eigyoutarou＠bunoni.co.jp
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————- Message ————-
From **********
To **********
表紙の見本が2種類できあがりました。
画像ファイルを添付いたします。
A案とB案、どちらがよろしいでしょうか？
本文中に相手のメッセージの一部を引用することで、よりわかりやすくなります。
複数の確認事項があった場合などは、記載漏れを防ぐことができますね。
ぜひ、活用しましょう。
話題や案件が変われば、引用文はリセットします。
自分から相手に投げかける場合は、新規でメールを作成して区切りをつけるのです。
そうすることで、話題に即した引用がまた新たに連なっていくでしょう。
ビジネスメールは連絡手段のひとつであって、送受信することが目的ではありません。
業務を遂行するために必要なやりとりだからこそ、効率良く進めなければならないのです。
そのためにも、引用を有効活用することが重要なのです。
効率良く、わかりやすいメールを作成しましょう。
■ 参考
