【ビジネスメール】本文のひな形を作る

2019年6月3日

 

ビジネスシーンではさまざまな状況が起こり得るとはいえ、常にイレギュラーな対応を迫られるわけではありません。

むしろ、ルーティン業務が存在することからもわかるように「特定の状況」が頻発するのが自然です。

すると同時に、よく使うメールの内容も限られてくるのです。

 

メール作成にかける時間を短縮するために、「本文のひな形」を作っておくのもひとつの手ですね。

いくつか例を挙げてみましょう。

 

 

ファイルの送付

いつもお世話になっております。

下記のファイルを送付いたします。

恐れ入りますが、内容のご確認をお願いいたします。

・○○○○○○○○○

何か問題がありましたら、お知らせください。

よろしくお願いいたします。

 

郵便物などの受領確認

いつもお世話になっております。

○○○○をお送りいただき、ありがとうございます。

本日、たしかに受領いたしました。

さっそく内容を確認させていただきます。

まずはお礼申し上げます。

 

定例会議の開催連絡

お疲れ様です。

○月の定例会議についてご案内いたします。

 

下記の要領で開催いたしますので、ご確認ください。

何卒、よろしくお願い申し上げます。

 

1 議題

・〇〇〇〇〇

2 日時

・〇〇〇〇〇

3 場所

・〇〇〇〇〇

 

状況に応じたメールの本文を備えておくと、スムーズにメールを作成することができます。

もちろん、複雑な内容や、重要度の高い内容まで準備しておく必要はありません。

例に挙げたような、メールを送ること自体に意味をもつ内容や、定期的に送信しなければならない内容を作成する場合には、ひな形が大いに役立つでしょう。

 

もちろん、ひな形が「使いまわし」であることを自覚しておく必要はあります。

使いまわしである様子が相手にもわかるような書き方では、印象が悪くなってしまいますね。

ほかの案件と混同したり、適切でないひな形を用いたりと、明らかなミスは避けるべきです。

 

ひな形を活用するには、状況に応じて文言を少し変えてみたり、時期をみて内容をアップデートしたりと、現状に適応させてくための管理も大事ですね。

作成者がこの部分をわきまえていれば、ひな形は業務を効率化できる有効なツールです。

その扱いに注意しながら、適切に活用しましょう。

 

■ 参考

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