【ビジネスメール】訂正メールには「正誤」を記載する

 

ビジネスシーンにおいて何通ものメールを作成していると、内容を書き間違えてしまうことがあります。

書き間違いがあった場合、当然ながら訂正しなければなりませんね。

今回は、その訂正メールについて考えていきましょう。

 

たとえば、このようなメールで訂正したとします。

 

大変申し訳ございません。

さきほどお送りしたメールの内容に間違いがありました。

打ち合わせの日付けは、7月18日(木)です。

なお、場所と時間について変更はありません。

何卒、よろしくお願いいたします。

 

相手が間違ってしまった箇所を把握できているのであれば、このような文章でも伝わるのでしょう。

しかし、わかりやすい書き方とはいえません。

なぜなら、このメールだけでは正誤の確認ができないからです。

 

とくに「日程」に関する内容は、ほかの予定との兼ね合いを含めて、総合的に管理しなければなりません。

相手からすれば「どこが間違っていたのか」を把握することは必須であり、この書き方であれば直前のメールを読み返して正誤を確認する必要がでてくるのです。

 

訂正メールを送るときは、その正誤を記載しましょう。

 

さきほどお送りしたメールの内容に、間違いがありました。

打ち合わせの日付けにつきまして、以下のとおり訂正いたします。

 

・(誤) 7月11日(木)

・【正】 7月18日(木)

 

大変申し訳ございませんでした。

なお、場所と時間について変更はありません。

何卒、よろしくお願いいたします。

 

このように親切な書き方をすれば、相手もわかりやすいでしょう。

箇条書きにしたり、かっこを使い分けたりすると、視覚的にも判別しやすくなります。

 

ビジネスシーンにおいて、複数の案件を同時に進める状況は珍しいことではありません。

むしろ、それが通常の働き方であるといっても過言ではないでしょう。

すべての情報が頭に入っているとも限らないなかで、間違った内容のメールを送るということは、相手に大きな負担をかけることになります。

 

ただし、多かれ少なかれ、間違いは起きるものです。

重要なのは訂正の内容です。

必要最低限の内容をいい加減に書くのでは、それこそ悪い印象を与えてしまいます。

訂正メールを送るときは、相手にわかりやすいよう正誤を記載しましょう。

 

■ 参考

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