【ビジネスメール】返信までにかける時間

今回は、返信までにかける時間について考えていきます。

ビジネスシーンでは、返信期限のないメールを受け取ることがあります。

その場合、返信するまでの猶予はどのくらいあるのでしょうか。

もちろん、返信は早ければ早いほうがいいに決まっています。

しかし、業務に追われてすぐに着手できなかったり、作業の緊急性を考えながら優先順位をつけなければならない状況だってあるはずです。

結論からいいましょう。

急いで対応する必要のないメールは、24時間以内に返信すれば問題ありません。

意外に「遅い」と感じたかもしれませんが、送り手の立場で考えてみるとわかりやすいですね。

緊急性の高い要件であれば、そもそもメールで伝えはずです。

電話、あるいは直接会って用件を伝えるでしょう。

もちろん、資料の添付や日程調整の連絡など、なるべく早く確認をとるべき要件もあります。

しかしこの場合も同様、メール送付のあとに確認を促す電話をかけるなど、なんらかの対処をするのが一般的です。

そう考えると、ビジネスメールが送受信された時点で、急いで対応すべき案件はほとんどありません。

つまり、あせる必要はないのです。

日時指定のないメールが届き、すぐに対応できない場合は、24時間以内を目安に返信しましょう。

ただし、返信内容の決定に時間を要する場合は注意が必要です。

ビジネスシーンには、すぐにメールを作成できる業務状況にあっても、別の要素を加味しなければ返信できないことがあります。

● 内容そのものを複数人で検討しなければならない

● 確認事項が自分以外のところにある

● 特定の日時になってからでないと確認できない

返信をあせる必要はありませんが、のんびりとした時間を過ごせるわけではありません。

確認事項は早めに把握しておくなど、しっかりと対応して返信に備えましょう。

次のようなメールを作成して、あらかじめ相手に知らせておくのも良いですね。

例文

~ 本文 ~

メールを拝見いたしました。

詳細につきましては、社内会議の後、あらためてご連絡差し上げます。

1月26日(火)までに回答できる見込みです。

よろしくお願いいたします。

日時指定のないメールに、自分から期限を設けるのです。

このようなメールを送ることで、やるべき作業の確認やスケジュールの調整がマネージしやすくなります。

こちらが指定した日時に反対されなければ、返信までの猶予をもらったと判断できるため、自分自身も安心できます。

相手の立場からすれば、「メールの返信がない」「読んでくれているのか」といった不安を取り除いてくれるメールでもあります。

つまりこのようなメールは、相手との信頼関係を構築したり、ビジネスパーソンとしての在り方をアピールする機会でもあるのです。

コミュニケーションツールとしてのメールを最大限に活用しましょう。

■ 参考

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