【ビジネスメール】メールの目的を明確にする

ビジネスシーンで送受信されるメールには、必ず目的があります。

メールを作成するときには、この目的を明確にしなければなりません。

ここがあいまいになると、相手は「何を伝えたいのか」が不明瞭になり、大きな負担をかけてしまいます。

目的を明確にするためにあたって、2つのポイントがあります。

ひとつは、内容を考えるときのポイントです。

作成者は、そのメールがもたらす「結果」を想定しておくことが大切です。

言いかえれば、相手に何をどうしてほしいのかをはっきりさせるのです。

本来の目的がぼやけないように、メールに書く内容をシンプルにまとめなおす作業が必要です。

たとえば「相談したいことがあり、その”内容を検討”してほしい」だったとしましょう。

すると、メールの要点が浮かび上がってきます。

結果が「内容の検討」であれば、目的は「相談する」ですね。

このように、一度シンプルに考えてみることが重要です。

そうすれば「何を伝えれば良いのか」をコンパクトにまとめることができるのです。

もうひとつは、構成に関わるポイントです。

メールを送る目的がはっきりしたら、それを前半で提示するのです。

だらだらと余計な前置きが入ると、何を伝えたいのかがぼやけます。

当然、相手はそのメールを読むことに疲れてしまいますね。

だからこそ作成者は、件名で目的を示しておくことが大切です。

そして、内容に入るタイミングは本文の一行目からにしましょう。

例文

件名

⇒ 「新規プロジェクトの開始日程について」

本文の一行目

⇒ 新規プロジェクト開始日程について、ご相談があります。

こうした前置きがあれば、相手は「どんなメールなのか」を把握することができますね。

早い段階で目的が示されたことで、頭も心も準備が整った状態になり、内容をスムーズに理解することができます。

結果にたどり着くまでの時間も短縮できるでしょう。

目的を明確にするために、結果を想定しておく。

そして、相手に伝わるようそれを前半で示す。

慣れてしまえば、頭のなかで完結できるようになります。

まだ慣れないうちは、内容をメモに書き出したり、本文に要項を下書きしたりと工夫すると良いですね。

目的が明確に伝わるような、わかりやすいメールを作成しましょう。

■ 参考

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