【ビジネスメール】宛名は正しく記載する

今回は宛名の書き方についてご紹介します。

ビジネスメールの一行目に必ず書くのが、宛名ですね。

宛名がなかったり、別の名前になっていたりすると、間違いメールや迷惑メールだと思われてしまうかもしれません。

だからこそ、宛名は正しく記載するように心がけるべきなのです。

例文

○○商事

第一企画部

課長 鈴木次郎 様

正しく記載するためには、主に3つの要素について注意する必要があります。

1つ目は、名前を間違えないこと。

考えるまでもなく、これを間違えてしまうのは大変失礼なことです。

送る相手の名前はもちろんですが、会社名や部署名も同様です。

ややこしい会社名や間違えやすい名前はたしかに存在するため、しっかりと確認しながら作成しなければなりません。

すでに名刺交換を済ませているのであれば、もらった名刺を見ながら作成しましょう。

2つ目は、順番を間違えないこと。

順番とは、表記のルールのことです。

一般的には、「社名+部署名+役職+名前+敬称」が基本となります。

上の例では、次の順番で表記されていました。

① 社名  ○○商事

② 部署名 第一企画部

③ 役職名 課長

④ 名前  鈴木次郎

⑤ 敬称  様

相手が役職についていない場合や、作成する時点でどの役職についているかわからなかった場合は、役職名を省略してもかまいません。

3つ目は、敬称を間違えないことです。

個人に宛てたメールであれば、「様」を使っていれば問題ありません。

会社や部署に宛てたメールの場合は、「御中」を使います。

これを基本としてメールを作成するだけでも、敬称を間違えることはほとんどなくなるでしょう。

ただし、役職と敬称が絡むときには注意が必要です。

次の例はたまに見かける表記ですが、これは間違いとされています。

よくある間違い

○○商事

第一企画部

鈴木次郎 課長 様

この場合、正しくは「課長 鈴木次郎 様」の順で書かなければなりません。

「役職そのものが敬称である」という考え方から、宛名から「様」を除き、「名前+役職」の型を使う場合もあります。

つまり、「鈴木次郎 課長」というふうに作成することもあるのです。

実際の呼称としても失礼に値することなく通用することから、これでも間違いではないといえます。

ただし、相手によっては違和感を覚える可能性もあるため、対外的なメールでは控えたほうが無難です。

「名前+役職」の型を使うのであれば、社内メールや、相手と親しい関係にある場合にのみに限定しましょう。

名前と順番、そして敬称。

この3つのポイントさえしっかりとおさえれば、正確な宛名で送ることができます。

宛名を正しく記載することは、守るべきマナーとして重要視される部分です。

作成者は、メールの内容以前に、宛名を正しく書くことを心がけましょう。

■ 参考

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