【ビジネスメール】不要なことは書かない
ビジネスでは「効率化」が強く求められます。
メールの作成であっても、その観点はしっかり引き継ぐことになります。
したがって、ビジネスメールにおいて不要なことは書くべきではないのです。
不要なこととは、おおまかには以下のような内容です。
● 重要ではないこと
● 相手に関係のないこと
● 重複すること
例を見ながら考えていきましょう。
ご返事が遅くなってしまい、大変申し訳ございません。
出張先の海外から社内のサーバーにアクセスできず、メールを確認することができませんでした。
社内メールシステムの不具合については、以前から改善するよう声があがっておりました。
しかし現状、なかなか進んでいない状況にあります。
帰国してからも社内会議が控えておりまして、報告書を優先してまとめなければならなかったことも原因のひとつです。
すぐにご返事することができず、ご迷惑をおかけしております。
自分勝手な言い訳を、幾重にも折りこんだパターンです。
本来、相手が求めているのは、送信したメールの内容に対する返信でしょう。
社内の都合はあったにしても、相手にとっては関係のない問題ですね。
このように要点がはっきりとしないメールは、相手にとってもストレスになります。
要点を絞って、全体をすっきりとさせましょう。
ご返事が遅くなってしまい、大変申し訳ございません。
海外出張に出ておりまして、メールの確認が本日となってしまいました。
書くべき内容は、たったこれだけで済むのです。
場合によっては、返信が遅れたことに対して相手から追求されることもあるでしょう。
そのときは「説明」というかたちで、原文にあった内容を書いて釈明や弁明をすれば良いのです。
はじめから「予防線」として、言い訳をだらだらと重ねると逆効果です。
相手が何を求めているのか。
そして、自分が何を書くべきなのか。
ビジネスメールでは、この要点を常に考えながら作成しなければなりません。
そのためにも、不要なことは書かないように意識しましょう。
■ 参考
