【ビジネスメール】添付ファイルの扱い

 

今回は、添付ファイルの扱いについて考えましょう。

ビジネスメールにファイルを添付をする場合、注意しなければならない項目がいくつかあります。

 

この記事では、主に3つの項目を取り上げます。

例を交えながら見ていきましょう。

 

 

ファイル形式を明記する

● 7月の会議予定(Excel)を添付します。

→ 「ソフト名」を明記するパターン

● 7月の会議予定(Excel 2010)を添付します。

→ 「ソフトとバージョン」を明記するパターン

● 7月の会議予定(xls)を添付します。

→ 「ファイル形式(拡張子)」を明記するパターン

 

原則、企業は「よくわからないファイル」を開きたがりません。

ウイルスやスパムの対策のため、極力開かないように指導されているのです。

判断する基準とまではなりませんが、本文中にファイル形式を明記することで、ある程度の信用を得ることができます。

 

明記するときのパターンはさまざまですが、どのようなファイルが添付されているかをわかるように書くことがポイントです。

普段からデータのやりとりが定例となっている場合や、社内メールなどでフォーマットを共有できている場合は、これを省略することもあります。

相手に初めてファイルを送るときや、これまでにない形式を扱う場合は、しっかりと明記しましょう。

 

 

ファイルの概要を書く

7月の会議予定(Excel)を添付します。

概要は以下のとおりです。

・12日(金)13:00~

17日(水)  9:30~

 

ただファイルを送るだけでは、誠実なメールとはいえません。

添付したファイルがどのような内容なのか、メールの本文に概要を書くことが重要です。

作成者のひと手間によって、メールを受け取った相手は、当該ファイルの確認箇所をあらかじめ把握できるからです。

 

また前項にあったように、企業はファイルを開くことに抵抗を感じています。

本文に概要を書くことで、相手の心理的な抵抗を軽減することにもつながります。

相手にとって親切であるだけでなく、自分の信頼を得るためにも概要を記載しましょう。

 

 

ファイルの容量に気をつける

最後に考えるのは、メールに書く内容ではなく、ファイルの容量です。

どの業界、どの分野であっても、「大きいサイズのファイル」は嫌がられます。

パソコンの動作が重くなったり、相手の環境によってはファイルそのものを開くことができなかったりするのです。

相手からすれば、これはストレスでしかありません。

 

許される容量の目安は、2Mバイト以下とされています。

このサイズに収まるようなファイルであれば、多くの環境に対応できるでしょう。

 

ワードやエクセルなど、ビジネスシーンで扱う文書ファイルであれば、容量が2Mバイトを超える心配はほとんどありません。

ただし、「写真」を送る場合は注意すべきです。

スマートフォンやデジカメで撮影した写真は、たった1枚でも2Mバイトを超えてしまうことがあります。

その場合は解像度を少し下げるなどして、縮小してから送ることをおすすめします。

 

 

今回ご紹介した内容は、いわば作成者の “気づかい” です。

添付ファイルというある意味でトリッキーなものを扱うとき、相手に迷惑がかからないように配慮するわけですね。

とても細かい内容ではありますが、これができるかどうかで相手との関係性が変わってくるでしょうし、それは実務にも影響してくるはずです。

業務でのやりとりとはいえ、細部にいたるまで気持ちを込めたメールを送りましょう。

 

■ 参考

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