【ビジネスメール】本文はできるだけ短く書く

今回は、ビジネスメールにおける本文の文章量について考えます。

ビジネスシーンではさまざまな状況が起こり得るため、文章量の目安はあってないようなものです。

ひとつ確実にいえるのは、長々と書かれた本文は好まれないということです。

文章を読むこと自体、エネルギーを必要とするものです。

そのため、本文の文章は短ければ短いほうが良いのです。

例文

ご連絡ありがとうございます。

打ち合わせ日程変更の件、承知いたしました。

引き続き、よろしくお願いいたします。

本文らしい内容は、「打ち合わせ日程変更の件、承知いたしました」の一文だけです。

このように、前後のあいさつを書き忘れさえしなければ、本文はたった一文で済ませても良いのです。

「少ない文章で済ませてしまう」ということに、抵抗を感じる人もいるでしょう。

むしろ、終わった話を無理に広げたり、余計な話題を出したりするほうが、相手に負担をかけてしまうでしょう。

例にあったように、短い文章で済ませてしまったほうがお互いに楽なのです。

もう一点だけ、文章量について考えてみましょう。

ビジネスシーンでは、企画書や提案書、計画表やスケジュール表など、さまざまな書類を扱います。

これに関するメールを送るとき、本文にはかんたんな概要だけを書くようにします。

詳しい内容は、本文に書き連ねるのではなく、必ず添付ファイルにしましょう。

例文

いつもお世話になっております。

5/30(木)新商品説明会の資料を送付いたします。

以下の点について、変更いたしました。

・コンセプトの文言

・グラフの配色

・背面画像

詳しい内容につきましては、添付のエクセルデータをご確認いただければ幸いです。

よろしくお願いいたします。

時おり、本文に詳しい内容が書かれたメールを見かけます。

すると必然的に、本文の文章量は長くなってしまいます。

例に挙げた「資料」ように個別の書類が存在する場合、相手はそのデータの確認をしないわけにはいきません。

つまり、せっかくていねいな説明を書いたとしても、結局は二度手間になってしまうのです。

本文には詳細を書かず、添付ファイルにしっかりまとめましょう。

そのかわりにかんたんな概要だけを書いておくことで、相手はメールの内容を読みとりやすくなります。

相手の読解や理解を促すような、スマートな書き方をしましょう。

■ 参考

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