【ビジネスメール】改行するタイミングの目安

 

今回は、メールの文章の「改行」ついてご紹介します。

改行のタイミングを見極めるということは、一行にかける文字数を把握することでもあります。

これについて考えていきましょう。

 

とはいえ、今回ご紹介する内容はあくまでも目安でしかありません。

重要なのは、「相手にとって読みやすいかどうか」を考えることです。

この前提を忘れずに、具体的な数字をみていきます。

 

 

まずは、文字数から考えましょう。

一行にかける文字数として、「25文字」前後で区切りをつけるのが適切といわれています。

 

もちろん、「かならず25文字ぴったりにしなければならない」というわけではありません。

読みやすい文章やレイアウトを心がけると、おおよそ25文字前後におさまることが多いのです。

 

いつもお世話になっております。この度は、企画書をお送りいただきありがとうございました。(43文字)

 

いつもお世話になっております。(15文字)

この度は、企画書をお送りいただきありがとうございました。(28文字)

 

続けて書くと43文字あった文章を、改行して15文字と28文字に分けてみました。

これだけでも、見違えるほど読みやすくなりますね。

 

内容によっては分割できない文も出てくるでしょうけれど、あまり深く考える必要はありません。

くり返しになりますが、「25文字」はあくまで目安です。

全体のバランスをみながら、改行すべきタイミングを逃さないことが大事です。

 

また、ある程度の文字数をもって連なった文章(複文や重文)は、単文に書きかえることも検討しましょう。

「相手にとって読みやすいがどうか」を前提に考えれば、短い文のほうがわかりやすいはずです。

改行するタイミングだけでなく、書き方そのものを変えてみるのは効果的です。

 

 

改行を考えるにあたって、もうひとつ大事なことがあります。

ブロックごとに設ける「行間」です。

 

いつもお世話になっております。

この度は、企画書をお送りいただきありがとうございました。

一点のみ、質問があります。

表紙デザインの委託先は、すでにお決まりでしょうか?

ご返事をお待ちしております。

よろしくお願いいたします。

 

いつもお世話になっております。

この度は、企画書をお送りいただきありがとうございました。

 

一点のみ、質問があります。

表紙デザインの委託先は、すでにお決まりでしょうか?

 

ご返事をお待ちしております。

よろしくお願いいたします。

 

最初と最後のブロックは、あいさつのために設けています。

本題に入ったり、話題が変わったりする場合には、行間をひとつ加えることで区別しましょう。

 

 

改行があるかないかで、読みやすさは変わってきます。

メールの作成者は、本文に書く内容だけでなく、そのレイアウトにも注目しなければなりません。

文字数はもちろん、ブロックごとの行間も含めて、全体のバランスをとることが大事です。

相手にとって読みやすいメールになるよう、改行のタイミングを見極めましょう。

 

■ 参考

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