【ビジネスメール】基本の構成

ビジネスメールの本文には、基本となる構成があります。

この構成を守ることは、社会人としてのマナーを守ることでもあります。

一般的なビジネスメールは、次の5項目から成り立っています。

① 宛名

② あいさつ

③ 本文

④ 結び

⑤ 署名

この構成をベースにするだけで、ビジネスメールをスラスラと作成することができます。

いわば、「ひな形」のようなものですね。

例をもって具体的にみていきましょう。

例文

○○商事

第一企画部

鈴木次郎 様

いつもお世話になっております。

株式会社□□□□の佐藤です。

新規プロジェクトの件につきまして、△月×日にメールをお送りいたしました。

そちらはご覧いただきましたでしょうか?

もし届いていないようであれば、お手数ですがその旨をお知らせください。

ご多用のところ恐縮ですが、ご確認いただければ幸いです。

何卒、よろしくお願いいたします。

————————————————–

佐藤一郎 <kkkkkkkkkk@jjjjj.co.jp>

株式会社□□

〒000-0000 東京都新宿区南新宿0-0-00

電話(03)0000-0000 FAX(03)0000-0000

————————————————–

社会人としての経験がある人が読めば、何の変哲もない催促メールです。

そうでない人からすれば、ワケがわからないかもしれません。

そこで、どの部分に「宛名」「あいさつ」「本文」「結び」「署名」の5要素が割り当てられるのかを明記してみました。

例文 

↓宛名↓

○○商事

第一企画部

鈴木次郎 様

↓あいさつ

いつもお世話になっております。

株式会社□□□□の佐藤です。

↓本文

新規プロジェクトの件につきまして、△月×日にメールをお送りいたしました。

そちらはご覧いただきましたでしょうか?

もし届いていないようであれば、お手数ですがその旨をお知らせください。

ご多用のところ恐縮ですが、ご確認いただければ幸いです。

↓結び

何卒、よろしくお願いいたします。

↓署名

————————————————–

佐藤一郎 <kkkkkkkkkk@jjjjj.co.jp>

株式会社□□

〒000-0000 東京都新宿区南新宿0-0-00

電話(03)0000-0000 FAX(03)0000-0000

————————————————–

この構成をもって作成すれば、立派なビジネスメールの完成です。

作成するたびに必ず内容が変わるのは、「本文」くらいのものです。

他の要素については、そこまで大きく変化しません。

もちろん、メールを送る相手によって「宛名」は変わりますし、親交の深さから「あいさつ」の内容も違ってくるでしょう。

とはいえ、たとえば会社として初めてメールを送る相手に「いつもお世話になっております」が使えないといった、常識的な範囲内での変化です。

夜の時間帯に「こんにちは」が使えないのと同じですね。

「結び」は、同じ文言をくり返し使用してもかまいません。

相手に「よろしくお願いする」系統で、失礼なく伝わる文言であれば、なんでも良いでしょう。

「署名」については、むしろ定型化するべきです。

定型文に登録してしまったほうが、スムーズにメールが作成できるからです。

このように、構成を紐解いて考えれば、ビジネスメールはとてもかんたんに書くことができます。

力を入れるべきは「本文の内容」であることもわかるため、おのずとクオリティも上がるでしょう。

社内の誰かに向けたメールであれば、この文面を簡素化して作成する場合がほとんどです。

しかし社外メールの文面は、業種や職種を問わず、この構成が基本となります。

くり返しになりますが、この構成を守ることは、社会人としてのマナーを守ることでもあります。

構成の5要素とそれぞれの配置を覚え、メールをスムーズに作成していきましょう。

■ 参考

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