【ビジネスメール】日付けを明記する

2019年6月3日

 

今回は、日付けの重要性について考えます。

スケジュールを調整したり、日程を確認したりと、メールのやりとりでは「日にち」を扱うことが多々あります。

日付けが明記されていないメールはわかりづらくなるどころか、思わぬトラブルに発展する可能性もあります。

 

例を見てみましょう。

 

 

原文

再来週の木曜日の午後であれば都合がつきます。

 

非常にわかりづらい書き方がされていますね。

日付けが明記されていなければ、該当する日を把握するまでに余計なエネルギーを消費することになります。

 

相手がスケジュールを確認するためにメールを読み直したときは、どの時点での「再来週の木曜日」であるかをあらためて確かめなければなりません。

日にちが経てば基準となる日が変わってしまうため、ここでも無駄な労力を相手に強いることになるのです。

 

さらにいえば、メールを送ったその日に読まれるとも限りません。

場合によっては、お互いのスケジュール調整に支障をきたすこともあるでしょう。

 

そうならないためにも、日付けをしっかり記載しなければならないのです。

 

 

改善文

15日(木曜日)の午後であれば都合がつきます。

 

日付けを記載していれば、メールの読みとりの部分で相手に負担をかけることはありません。

スケジュール帳への記載漏れや日付け間違い、ダブルブッキングなど、つまらないミスも減るでしょう。

 

「明日」のように近い日付けであっても、念のために記載しておくと良いでしょう。

たとえば、このような書き方です。

 

 

例文

明日(17日)の午後であれば、都合がつきます。

 

状況によっては、わざわざ日付けを明記しなくても認識を共有できることもあるでしょう。

しかし、日付けが明記されていたほうが、お互いにの共通理解を深めることは間違いありません。

クセをつける意味でも、意識しながらメールを作成すると良いでしょう。

 

もちろん、自分自身が日付けを間違えないよう注意することは大前提です。

日付けと曜日が合っていないとか、日程の読み違えをしたりだとか、往々にして起こりうることです。

月をまたぐときなどは、とくに気をつけなければなりませんね。

 

メールのやりとりは、ビジネスにおける資料や証拠にもなります。

あいまいな書き方をせず、しっかり日付けを明記しましょう。

 

 

■ 参考

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