【ビジネスメール】メールの意味を考える
数ある伝達手段のなかで、なぜメールを選ぶのでしょうか。
メールは、むやみに作成するものではなく、きちんとした意味をもたせながら伝えるべきものです。
これについて具体的に考えていきましょう。
ビジネスシーンでは、「メールでしか伝えられない内容」や「メールだからこそ効果的に伝えられる内容」を扱うことがあります。
以降で、例をいくつか挙げます。
● 時間に余裕のある内容
至急の案件であれば、メールは使わないほうが賢明です。
相手がそのメールを読むまでの時間が不確かであるため、直接会ったり、電話を使ったりと、すぐに伝わるかたちで知らせるべきです。
逆に、時間に余裕のある内容を伝えるのであれば、相手にかかるコストを気遣うべきです。
相手の手間や貴重な就業時間を浪費させないためにも、急ぎでなければメールで伝えておくことがベターな選択です。
● 文面で提示するべき内容
わかりやすい例は、打ち合わせの日程を知らせるときです。
文面にしたものを相手に確認してもらえば、こちらがわざわざ電話をかけずに済みますし、相手にメモを取らせることもありません。
さらには、作成したメールを相手に送信すれば、内容や送信日時を「証拠」として残しておくことができます。
重要度が高い内容を扱う場合、文面で提示することをとくに意識しなければなりません。
● ファイルを添付する内容
特定の文書を確認するときは、メールにファイルを添付してやりとりする場合が多いです。
プレゼン資料の確認や、指定フォーマットの受け渡しなどはもちろん、徐々に電子押印も普及してきましたね。
この場合、内容よりもデータが重要になります。
メールの性質上、添付ファイルがなければ成り立たないため、忘れないように気をつけましょう。
ここまでご紹介したのは、ほんの数例です。
さまざまな状況が起こりうるビジネスシーンにおいては、予想外のパターンに直面することもあります。
そのときに前提となるのが、たくさんの伝達手段があるということです。
電話をしたり、口頭で話したりなど、選択肢のひとつとしてメールがあるということを忘れてはいけません。
だからこそ、メールを作成する意味を考えることが重要なのです。
伝えるべき内容から、その手段を見極めることで、あらゆる状況に対応することが可能になります。
「メール送信後、相手に確認の電話をかける」といったあわせ技も、このような発想からきていますね。
それぞれの効果を最大限に発揮するためにも、作成するメールの意味を考えながら有効に活用していきましょう。
■ 参考
