【ビジネスメール】事実と意見を区別する
ビジネスメールを作成するとき、はっきり区別すべきは「事実」と「意見」です。
事実の場合、誰の目から見ても事実のままですね。
しかし意見には、主観や憶測など、あいまいな要素が含まれます。
これらを区別しないまま書いてしまうと、メール全体があいまいなものになってしまいます。
例を見ながら考えていきましょう。
店舗の立地条件からすると、駐車場の確保は必須であり、最優先で考えるべきです。
意見が強く出てしまったパターンですね。
伝えたいことはわかるものの、相手の立場からするとどうにも釈然としない印象があります。
原因は、事実と意見をしっかり区別できていないところにあります。
明確にすべきはずの「事実」が、意見に吸収されていますね。
ただでさえあいまいな要素が含まれる意見と、ぼやけた事実を一緒くたにすると、全体がぼやけてしまいます。
相手に伝えたいのであれば、これらをはっきりと区別して書き出す必要があるのです。
事実が隠されているとしたら、「店舗の立地条件」でしょう。
それぞれを区別しながら書きかえてみます。
店舗は、最寄駅から徒歩20分もかかる場所にあります。
そのため、駐車場の確保は必須と思われます。
こちらのほうが整然としていて、内容の説得力が増しますね。
その可否はさておき、相手からしてもメールの内容を読みとること自体に多大な労力は使わないはずです。
例文からわかるように、事実は具体的な根拠になるのです。
相手に意見を伝えたり、なにかを主張するとき、根拠があいまいであればすんなりと納得してもらうことは難しいでしょう。
事実を明確にすると、意見の内容を際立たせることができます。
「なぜそう思うのか」といった、必要性や必然性をもって相手に伝えられるのです。
まずは、事実と意見を区別することからはじめましょう。
すると「具体的な根拠となる事実」や、「相手に示す価値のある意見」が浮き上がってくるはずです。
ビジネスメールは、文言や表現といった、表面に見える部分だけに注視してはいけません。
内容の本質を意識しながら、メールを作成しましょう。
■ 参考
