【ビジネスメール】本文はできるだけ短く書く
今回は、ビジネスメールにおける本文の文章量について考えます。
ビジネスシーンではさまざまな状況が起こり得るため、文章量の目安はあってないようなものです。
ひとつ確実にいえるのは、長々と書かれた本文は好まれないということです。
文章を読むこと自体、エネルギーを必要とするものです。
そのため、本文の文章は短ければ短いほうが良いのです。
ご連絡ありがとうございます。
打ち合わせ日程変更の件、承知いたしました。
引き続き、よろしくお願いいたします。
本文らしい内容は、「打ち合わせ日程変更の件、承知いたしました」の一文だけです。
このように、前後のあいさつを書き忘れさえしなければ、本文はたった一文で済ませても良いのです。
「少ない文章で済ませてしまう」ということに、抵抗を感じる人もいるでしょう。
むしろ、終わった話を無理に広げたり、余計な話題を出したりするほうが、相手に負担をかけてしまうでしょう。
例にあったように、短い文章で済ませてしまったほうがお互いに楽なのです。
もう一点だけ、文章量について考えてみましょう。
ビジネスシーンでは、企画書や提案書、計画表やスケジュール表など、さまざまな書類を扱います。
これに関するメールを送るとき、本文にはかんたんな概要だけを書くようにします。
詳しい内容は、本文に書き連ねるのではなく、必ず添付ファイルにしましょう。
いつもお世話になっております。
5/30（木）新商品説明会の資料を送付いたします。
以下の点について、変更いたしました。
・コンセプトの文言
・グラフの配色
・背面画像
詳しい内容につきましては、添付のデータ（Excel）をご確認いただければ幸いです。
よろしくお願いいたします。
時おり、本文に詳しい内容が書かれたメールを見かけます。
すると必然的に、本文の文章量は長くなってしまいます。
例に挙げた「資料」ように個別の書類が存在する場合、相手はそのデータの確認をしないわけにはいきません。
つまり、せっかくていねいな説明を書いたとしても、結局は二度手間になってしまうのです。
本文には詳細を書かず、添付ファイルにしっかりまとめましょう。
そのかわりにかんたんな概要だけを書いておくことで、相手はメールの内容を読みとりやすくなります。
相手の読解や理解を促すような、スマートな書き方をしましょう。
■ 参考
