【ビジネスメール】宛名は正しく記載する
今回は宛名の書き方についてご紹介します。
ビジネスメールの一行目に必ず書くのが、宛名ですね。
宛名がなかったり、別の名前になっていたりすると、間違いメールや迷惑メールだと思われてしまうかもしれません。
だからこそ、宛名は正しく記載するように心がけるべきなのです。
○○商事
第一企画部
課長 鈴木次郎 様
正しく記載するためには、主に3つの要素について注意する必要があります。
1つ目は、名前を間違えないこと。
考えるまでもなく、これを間違えてしまうのは大変失礼なことです。
送る相手の名前はもちろんですが、会社名や部署名も同様です。
ややこしい会社名や間違えやすい名前はたしかに存在するため、しっかりと確認しながら作成しなければなりません。
すでに名刺交換を済ませているのであれば、もらった名刺を見ながら作成しましょう。
2つ目は、順番を間違えないこと。
順番とは、表記のルールのことです。
一般的には、「社名+部署名+役職+名前+敬称」が基本となります。
上の例では、次の順番で表記されていました。
① 社名 ○○商事
② 部署名 第一企画部
③ 役職名 課長
④ 名前 鈴木次郎
⑤ 敬称 様
相手が役職についていない場合や、作成する時点でどの役職についているかわからなかった場合は、役職名を省略してもかまいません。
3つ目は、敬称を間違えないことです。
個人に宛てたメールであれば、「様」を使っていれば問題ありません。
会社や部署に宛てたメールの場合は、「御中」を使います。
これを基本としてメールを作成するだけでも、敬称を間違えることはほとんどなくなるでしょう。
ただし、役職と敬称が絡むときには注意が必要です。
次の例はたまに見かける表記ですが、これは間違いとされています。
○○商事
第一企画部
鈴木次郎 課長 様
この場合、正しくは「課長 鈴木次郎 様」の順で書かなければなりません。
「役職そのものが敬称である」という考え方から、宛名から「様」を除き、「名前+役職」の型を使う場合もあります。
つまり、「鈴木次郎 課長」というふうに作成することもあるのです。
実際の呼称としても失礼に値することなく通用することから、これでも間違いではないといえます。
ただし、相手によっては違和感を覚える可能性もあるため、対外的なメールでは控えたほうが無難です。
「名前+役職」の型を使うのであれば、社内メールや、相手と親しい関係にある場合にのみに限定しましょう。
名前と順番、そして敬称。
この3つのポイントさえしっかりとおさえれば、正確な宛名で送ることができます。
宛名を正しく記載することは、守るべきマナーとして重要視される部分です。
作成者は、メールの内容以前に、宛名を正しく書くことを心がけましょう。
■ 参考
ディスカッション
コメント一覧
まだ、コメントがありません