【ビジネスメール】宛先入力の形式について
メールの宛先入力欄には、「TO」「CC」「BCC」という3つの種別があります。
今回は一般的な使い分けについてもご紹介しますが、昨今では「BCCは時代遅れ」という風潮も強くなっています。
作成者として、それぞれの扱いを包括的に考えていきましょう。
まずは、それぞれの使い分けをみてみます。
ポイントは、メールの受信者側にお互いのメールアドレスを表示させるかどうかです。
TO
メールを読んでほしい相手に送る、もっとも一般的な形式ですね。
TO は、原則として「一対一のやりとり」に使います。
稀に、複数の宛先に対して TO を使うこともありますが、「お互いのメールアドレスを表示させてはいけない宛先」を設定することさえなければ問題ないでしょう。
受信者側でお互いのメールアドレスが表示されてしまうと、意図しない情報公開となってしまい、大きな問題に発展します。
CC
複数の宛先に送る場合は、CC を使います。
CC の特徴は、すべてのメールアドレスが宛先間で表示されることです。
もちろん受信者側としても、CCで作成されたメールを受け取った場合、このことを知っています。
したがって、主に会社内や部署内でのやりとりなど、「メールアドレスを表示させても問題がないコミュニティで情報を周知させる」ために使います。
BCC
BCCは、複数の宛先を設定しても、受信者側でそれぞれのメールアドレスが表示されることはありません。
そのため、「メールアドレスを表示させると問題が生じる宛先に一斉送信する場合」に推奨されるのが BCC です。
たとえば「事務所の住所変更」など、複数の取引先に対して情報を共有する必要がある場合に、取引先の間でメールアドレスを表示させるわけにはいきません。
そこで、BCC が活躍するわけですね。
おおまかな使い分けは前述したとおりですが、ビジネスシーンにおいては「職場のやり方＝正義」である場合が多いです。
とくに CC や BCC を活用する職場では、「どのように使い分けるべきか」を明確にしているはずです。
職場の方針に沿ったかたちで、適切な形式を選択することが大原則です。
さて、最後に「BCCの問題点」について考えてみましょう。
入力したメールアドレスが表示されないのですから、メリットしかないと思うのが自然です。
しかし残念ながら、BCC は、メールを受け取る側で「迷惑メール」と認識されることがあります。
主に「一斉送信」に使われるため、スパムメールと見分けがつきづらくなるわけですね。
「事務所の住所変更」を複数の取引先に周知させようとして、BCCで送るとしましょう。
ある会社ではそれを把握して、ある会社ではそれを把握できないとなると、大問題ですね。
ビジネスシーンにおいて、連絡すべき事項を伝えられないことは致命的といえます。
つまり、外部の宛先に BCC を使う場合、送信したメールが相手に読まれない可能性を考慮しなければならないのです。
BCC のデメリットは、それだけではありません。
取引先が契約しているプロバイダやキャリアが、BCC で送信されたメールの送り主を「迷惑メール業者」と判断する恐れがあるのです。
最悪のケースとして、通常のメール送信にも支障をきたすことも考えられるでしょう。
特定の取引先にメールが送れなくなってしまえば、メール以外の連絡手段を考えなければなりません。
こうした背景をもって、今ではあまり使われていないのが現状です。
BCC の活用をすすめるのは、もはや一昔前のことと考えるべきです。
そのかわりに企業は、外部のメール配信サービスを契約したり、チャットアプリを活用するなど、工夫しながら情報発信をしているわけです。
もちろん、すべての企業の内情を把握できているわけではありません。
なかには現在でも、宛先を「外部」と「内部」で分けながら、BCC を活用している企業もあるでしょう。
ただし、メールの作成者として、BCCで送信することのリスクは把握しておくことは重要です。
それぞれの使い方やメリット・デメリットを理解した上で、適切に運用しましょう。
■ 参考
