【ビジネスメール】基本の構成

2019年3月16日2019年3月18日

 

ビジネスメールの本文には、基本となる構成があります。

この構成を守ることは、社会人としてのマナーを守ることでもあります。

 

一般的なビジネスメールは、次の5項目から成り立っています。

 

①　宛名

②　あいさつ

③　本文

④　結び

⑤　署名

 

この構成をベースにするだけで、ビジネスメールをスラスラと作成することができます。

いわば、「ひな形」のようなものですね。

 

例をもって具体的にみていきましょう。

 

 

 

社会人としての経験がある人が読めば、何の変哲もない催促メールです。

そうでない人からすれば、ワケがわからないかもしれません。

 

そこで、どの部分に「宛名」「あいさつ」「本文」「結び」「署名」の5要素が割り当てられるのかを明記してみました。

 

 

 

 

この構成をもって作成すれば、立派なビジネスメールの完成です。

 

作成するたびに必ず内容が変わるのは、「本文」くらいのものです。

他の要素については、そこまで大きく変化しません。

 

もちろん、メールを送る相手によって「宛名」は変わりますし、親交の深さから「あいさつ」の内容も違ってくるでしょう。

とはいえ、たとえば会社として初めてメールを送る相手に「いつもお世話になっております」が使えないといった、常識的な範囲内での変化です。

夜の時間帯に「こんにちは」が使えないのと同じですね。

 

「結び」は、同じ文言をくり返し使用してもかまいません。

相手に「よろしくお願いする」系統で、失礼なく伝わる文言であれば、なんでも良いでしょう。

「署名」については、むしろ定型化するべきです。

定型文に登録してしまったほうが、スムーズにメールが作成できるからです。

 

このように、構成を紐解いて考えれば、ビジネスメールはとてもかんたんに書くことができます。

力を入れるべきは「本文の内容」であることもわかるため、おのずとクオリティも上がるでしょう。

 

社内の誰かに向けたメールであれば、この文面を簡素化して作成する場合がほとんどです。

しかし社外メールの文面は、業種や職種を問わず、この構成が基本となります。

 

くり返しになりますが、この構成を守ることは、社会人としてのマナーを守ることでもあります。

構成の5要素とそれぞれの配置を覚え、メールをスムーズに作成していきましょう。

 

 

■　参考