【ビジネスメール】箇条書きを積極的に使う
ビジネスシーンにおいて、メールで送る用件がひとつとは限りません。
ひとつの案件に対して、複数の項目を同時に扱うことも十分に考えられますね。
その場合に、どのようにアプローチしていくべきなのかをご紹介します。
まずは例文を見てみましょう。
～ 本文 ～
販売促進キャンペーンの運用につきまして、いくつかご提案があります。
まずはキャッチフレーズについてですが、整合性をとるためにも、これは全製品で統一すると良いかと思います。宣伝方法につきましては、製品の性質上、SNSを使ったほうが高い効果が見込めます。新聞の折り込み広告でなく、SNSでの宣伝に切りかえるのはいかがですか？ より注目を集めるためにも、5％オフのクーポンコードを発行することもあわせてご提案します。
ていねいな表現を心がけながら書かれていますが、ビジネスメールとしては読みづらい文章ですね。
本文が長くなれば、当然ながら、読み終えるまでにかかる時間も増えていきます。
ビジネスシーンにおいて、このような書き方は好まれません。
ここから少し工夫するだけで、見違えるように読みやすくなります。
一度のメールで複数の項目を扱う場合は、箇条書きを活用しましょう。
～ 本文 ～
販売促進キャンペーンの運用につきまして、ご提案が3つあります。
・キャッチフレーズは全製品で統一する
・宣伝は新聞の折り込み広告でなく、SNSを使う
・5％オフのクーポンコードを発行する
箇条書きを使うだけで、だいぶ読みやすくなりましたね。
メールを受け取る側からすれば、即座に内容を把握できるでしょう。
実のところ、箇条書きはメールを送る側にも大きなメリットがあります。
ビジネスメールを作成するときは、正しい文言や適切な言葉を意識しながら書いているはずです。
メールの作成に慣れないうちは、とくに当てはまるでしょう。
ビジネスシーンに耐えうるメールの作成は多大な労力を要する作業なのです。
箇条書きにしてしまえば、面倒なことに気を使う必要がなくなります。
文章のつなぎも、語尾のパターンも、複雑な構成も考えずに済むのです。
あえて文同士を連結させた文章よりも、よほど効率が良く作成できる上に、内容がわかりやすいメールになるのです。
複数の項目を扱うとき、優先して取り組む作業はひとまとまりの文章を書くことではありません。
箇条書きを積極的に活用して、読みやすくわかりやすいメールを作成しましょう。
■ 参考
