【ビジネスメール】本文のひな形を作る
ビジネスシーンではさまざまな状況が起こり得るとはいえ、常にイレギュラーな対応を迫られるわけではありません。
むしろ、ルーティン業務が存在することからもわかるように「特定の状況」が頻発するのが自然です。
すると同時に、よく使うメールの内容も限られてくるのです。
メール作成にかける時間を短縮するために、「本文のひな形」を作っておくのもひとつの手ですね。
いくつか例を挙げてみましょう。
いつもお世話になっております。
下記のファイルを送付いたします。
恐れ入りますが、内容のご確認をお願いいたします。
・○○○○○○○○○
何か問題がありましたら、お知らせください。
よろしくお願いいたします。
いつもお世話になっております。
○○○○をお送りいただき、ありがとうございます。
本日、たしかに受領いたしました。
さっそく内容を確認させていただきます。
まずはお礼申し上げます。
お疲れ様です。
○月の定例会議についてご案内いたします。
下記の要領で開催いたしますので、ご確認ください。
何卒、よろしくお願い申し上げます。
1 議題
・〇〇〇〇〇
2 日時
・〇〇〇〇〇
3 場所
・〇〇〇〇〇
状況に応じたメールの本文を備えておくと、スムーズにメールを作成することができます。
もちろん、複雑な内容や、重要度の高い内容まで準備しておく必要はありません。
例に挙げたような、メールを送ること自体に意味をもつ内容や、定期的に送信しなければならない内容を作成する場合には、ひな形が大いに役立つでしょう。
もちろん、ひな形が「使いまわし」であることを自覚しておく必要はあります。
使いまわしである様子が相手にもわかるような書き方では、印象が悪くなってしまいますね。
ほかの案件と混同したり、適切でないひな形を用いたりと、明らかなミスは避けるべきです。
ひな形を活用するには、状況に応じて文言を少し変えてみたり、時期をみて内容をアップデートしたりと、現状に適応させてくための管理も大事ですね。
作成者がこの部分をわきまえていれば、ひな形は業務を効率化できる有効なツールです。
その扱いに注意しながら、適切に活用しましょう。
■ 参考
