保身のための予防線
批判や反論を恐れるあまり、自分を守るための言い訳をしていませんか？
先回りすることで、保身のために予防線を貼る姿勢は逆効果です。
ここで、謝罪文の一部を抜粋したものをご覧ください。
原文
日頃から社員教育は徹底しておりますが、このような事態になってしまい、誠に申し訳ございませんでした。
まず冒頭の「日頃から社員教育は徹底しておりますが」の文言は、必要ありません。
教育体制について突っ込まれることを予測して、それを回避しようとしています。
次に、中盤の「このような事態になってしまい」という表現も、保身にまわっています。
自分が意図しないところで不祥事が起きたので、責任が薄いとでも言いたげな印象を与えます。
一見すると丁寧に感じますが、言葉の節々を紐解くと、まるで謝罪するつもりがないかのように思えます。
改善文
このような事態を起こしてしまい、誠に申し訳ございませんでした。
原文と比べると、とても潔く書かれています。
とてもシンプルですが、言い訳や責任放棄をする印象は一切ありません。
改善文のほうが気持ちが伝わる文章であることは、一目瞭然ですね。
保身のために言い訳をする姿勢は、かえって逆効果です。
相手の反応を邪推して、予防線を貼るのはやめましょう。