【アイテム】スケジュール帳の活用方法【管理のあれこれ】

 

スケジュール帳の使い方は人によって違います。

管理する目的やその意図は十人十色、予定を記入するときのアプローチも千差万別です。

そこで今回はスケジュール帳の活用方法について具体的に考えていきます。

私個人の使い方や考え、どのように使っているかを踏まえながらご紹介します。

 

 

自分だけが把握できればいい

書き手として活動していれば、ほぼ間違いなく「締め切り」が設けられますから、書きこむとしたらまずこのあたりからです。

最近はほとんどなくなりましたが、「打ち合わせ」や「取材」などの外出予定が入ることもありますから、これも同様にスケジューリングします。

兼業であればほかの仕事、専業でもプライベートでの予定など、「どうしても執筆できない日」が発生します。

いわば”休み”となるわけですが、その日付けを書いておくのもいいですね。

 

私の場合、慢性的に「場合複数の案件を並行」しながら進めています。

それぞれのスケジュールについては、ペンの色分けや余白の使い分けなどで個別に把握できるようにしています。

(先方のこともありますから、中身をお見せできないのが残念ですが……)

スケジュール帳の内容は本来他人に向けて書くものではありませんから、いざ開いたときに自分だけがきちんと把握できればいのです。

「自分なりに」でかまいませんので、視覚的にわかりやすいよう工夫することが大切ですね。

 

 

脳内のリソースを注ぎこむ

締め切りから逆算して打ち合わせの予定を組んだり、イベントや先方の都合などを基準に取材の予定を入れたり。

これらを自分の頭のなかだけで整理し、それぞれに優先順位をつけるのはさすがに無理がありますね。

私たちが思っている以上に、「スケジュール管理」は面倒な作業なのです。

ありがたいことに、スケジュール帳がこの面倒事を引き受けてくれます。

 

スケジュール帳を使うことで、管理の一部を外部に持ちだすことができます。

すると、脳内のリソースを執筆に注ぎこむことができるわけです。

もちろん管理の主体となるのは自分自身ではありますが、スケジュール帳があるのとないのでは必要な労力が大きく変わってきます。

活動の予定をかんたんに把握できるようにして、余力を仕事に注ぎこめるように、スケジュール帳を活用していきましょう。

 

 

経理業務に応用する

意外に助けられるのは、確定申告のときです。

スケジュール帳に記載した内容は、「経理業務」の補助的な管理に使えます。

とくに経費について、カードで支払ったのであればWEBページなどで明細をすぐに確認できますが、現金で経費を支払った場合はそうかんたんにいきません。

このとき、スケジュール帳に記載された内容が「手がかり」になるのです。

 

たとえば詳細不明の領収証が出てきたとしましょう。

プライベートで利用したのか、仕事で利用したのか、どれだけ記憶をさかのぼっても思い出せないことがあります。

この状況で、領収証しか手がかりがないのと、スケジュール帳に記載が残っているのとでは大違いです。

支払日さえ確認できればスケジュール帳と突き合わせることができたり、支払ったのときの状況を思い出すことができたりします。

 

逆のパターンも同様です。

スケジュール帳をみると現金で支払っているはずなのに、領収証が手元にない場合にも活用できます。

これによって計上漏れを防ぐことができたり、領収証を探すあてに目星をつけることができたりもするのです。

経理業務の負担を減らすためにも、スケジュール帳を活用しましょう。

 

 

自分自身を管理する

最後は物書きらしい話にもどりましょう。

私の場合、日ごとの「執筆量」も記録しています。

ブログなどのWEB媒体であれば文字数、紙媒体であれば原稿の枚数など、その日に執筆した量を一目でわかるようにしています。

そこから進捗状況を確認すれば、締め切りまでにかかる日数やこなすべき作業の度合いを見積もることができます。

執筆量を数値化することによって、その日の自分のコンディションや、一日で書ける文章量の伸び縮みなどをを把握するなど、自分自身を分析するにも有効です。

もちろん「書かなかった日」は露骨に空白ができることになりますから、自分を律することにもつながります。

 

つまりスケジュール帳で管理するのは、仕事の予定だけではないのです。

使い方や捉え方によっては、自分自身も管理の対象になるわけですね。

 

書き手の仕事は基本的に孤独で、日々取りかかっている作業はとても地味なものです。

そのため少しでも気を抜くと、ついつい怠けてしまうこともあるでしょう。

「楽なほうに流れる自分」に打ち勝つためにも、スケジュール帳を活用しましょう。

 

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