文章に組み込む5W1H
文章では、内容に5W1Hを組み込むことが望ましいです。
初めに、5W1Hをおさらいしましょう。
When ： いつ
Where ： どこで
Who ： だれが
What ： なにを
Why ： なぜ
How ： どうした
文章で何かを伝達するときには、これらの項目をを組み込みましょう。
特に、ビジネス文書のような実用文では、5W1Hの明記は必須です。
とある会社で、チラシ配りを企画した社員がいました。
それを上司に伝えるとき、どのように伝えれば良いでしょうか。
原文
今週の金曜日、駅でチラシを配ります。
原文のままではお叱りを喰らってしまうでしょう。
5W1Hを組み込んでみます。
改善文
今週の金曜日、業務終了後の18時に、年末キャンペーンのチラシ配りを行います。
効率化を図るため、世界一利用者が多いことで知られる新宿駅で、西口と東口に総務課の課員をひとりずつ配置して行います。
When ： 今週の金曜日、業務終了後の18時
Where ： 世界一利用者が多いことで知られる新宿駅、西口と東口
Who ： 総務課の課員、ひとりずつ
What ： 年末キャンペーンのチラシ
Why ： 効率化を図るため
How ： チラシ配り
多少長くなってしまいましたが、違いは歴然ですね。
原文とは比べものにならないくらい、読む価値のある文章になりました。
改善文の内容であれば、承認される確率はグッと上がるでしょう。
正確さが求められる文章では、5W1Hを意識して構成しましょう。
誤解を招きづらくするだけでなく、伝えたい内容を適切に盛り込むことができます。